Что такое интранет и зачем он нужен

«…интранет-менеджер — профессия будущего. Это айтишник, коммуникатор, маркетолог, менеджер, аналитик и дипломат в одном человеке»
Елена Богданова

Открытием PR-Форума—2018 стала Елена Богданова, руководитель «Ривелти.Интранет». Интранетами разработанными при участии Елены, пользуются более 200 000 человек. Это сотрудники российских и международных компаний: банков, инвестиционного бизнеса, телекома, металлургии, ритейла, оборонной промышленности и IT.

Мы поговорили с Еленой и задали ей самые распространенные вопросы об интранете.

Что такое интранет?

Интранет — это внутренний сайт, набор web-инструментов для поддержки работы компании. Он похож на сервисы в интернете, но доступен только для сотрудников. В интранете обычно есть сервисы поиска коллег или документов, новостная лента, инструменты управления проектами,разные справочники, например, продуктов компаний или ее филиалов.

На сайте «Ривелти» мы опубликовали кейс «Домодедово», в котором подробно расписаны внутренние процессы компании и показаны примеры их решения в интранете.

Какие задачи может решить интранет?

Их очень много. Я могу перечислить 100, но самые популярные — это:

1. Поиск. Например, сотрудников и документов. В интранете обычно можно найти контакты коллег, посмотреть фотографии сотрудников из других регионов и узнать, какими задачами они занимаются. Обычно такая информация размещена в справочнике сотрудников. Также в интранете есть справочник документов компании. В нем можно посмотреть актуальные регламенты, распоряжения и нормативы.
2. Коммуникации от компании сотрудникам: новости, объявления, анонсы и обращения руководителей. Для коммуникации между сотрудниками используют элементы соцсети — живая лента сообщений, где сотрудники могут делиться своими достижениями, задавать вопросы, обращаются друг к другу за помощью, искать коллег с нужной компетенцией.
3. Доступ к персональной информации: личные кабинеты, где можно узнать оставшееся количество дней отпуска, посмотреть статусы оформленных заявок, срок действия страховки, зарплатный лист и многое другое.
4. Информация для новичков. Нужна, чтобы сократить время адаптации. Это полезные документы, видео — то, что нужно знать о компании. Также это льготы, возможности сотрудников, продвижение корпоративных ценностей и бренда, информация о местонахождении столовой или медицинского кабинета.
5. Автоматизация всевозможных процессов и заявок. Например, заявка на пропуск, отпуск или командировку. Это нужно, чтобы сократить трудозатраты сотрудников HR, IT и пользователей и, тем самым, сэкономить деньги компании.

В компаниях какого размера нужен интранет?

Даже в небольшом коллективе нужны хорошо выстроенные процессы и инструменты для их поддержки. Например, интранет может быть актуален и для компании из 20 человек.

Я рекомендую внедрять интранет, когда в компании 100 и более сотрудников. Но чаще всего владельцы компании задумываются о корпоративном портале, когда без него становится совсем трудно — в компаниях от 1000 человек.

Какие инструменты можно использовать для вовлечения пользователей?

Самые популярные в России:

1. Дни рождения сотрудников — это лента, в которой можно посмотреть, когда и у кого день рождения, а также поздравить коллегу открыткой.
2. Рассказы об интересных личностях — такая рубрика может повысить лояльность и вовлеченность сотрудников. Это не профессиональные интервью, а статьи о людях. Например, одна компания рассказала в такой рубрике о парне, который рисует картины и собирает раритетные автомобили.
3. Сбор идей, где сотрудники предлагают нововведения. За реализацию компания выдает премии или бейджи, которые сотрудники могут тратить на сувениры или завтрак с топ-менеджером
4. Благодарности коллеге за помощь, которые видят другие сотрудники.

Какие лучшие примеры интранетов есть в России и в мире?

В России — это интранет компании Рамблер. Он получил международное признание в прошлом году, выиграв в конкурсе “Intranet & Digital workplace awards”. Также сильные кейсы в России у Билайна, аэропорта Домодедово и Авито.

Среди международных компаний платиновую награду в прошлом году получил кейс страховой компании Liberty Mutual, где реализовано более 20 разных сервисов-инструментов для сотрудников, среди которых есть чат-бот. Их интранет доступен на мобильных телефонах и даже на Apple Watch.

Возможен ли интранет в госструктурах?

Да. Он так же необходим, как и в любых других компаниях, где больше 100 сотрудников. Один из лучших кейсов в России — в Центральном банке, где для 50 000 человек реализовали современный и удобный интранет с большим количеством функций и возможностей.

На кого подписаться, чтобы быть в курсе?

Мы писали об этом статью.

Также можно присоединиться к нашей интранет-абажурной на Фейсбуке — это сообщество для всех, кому интересен интранет. Еще у нас есть рассылка.

Кроме этого, я рекомендую зарубежный сайт StepTwo — здесь сотни полезных статей и материалов.

Какие платформы для интранета популярны в России?

Самая популярная SharePoint от компании Microsoft. На втором месте в России — собственная разработка, на третьем — продукты компании Битрикс. Недавно на российском рынке также появился Рамблер/We.